Cos’è VICIdial
VICIdial è una suite open source per contact center tra le più complete e mature disponibili sul mercato. Nata nel 2005, si è affermata come soluzione enterprise-grade per la gestione di chiamate inbound, outbound, blended e per attività di telemarketing e customer service. Il sistema offre funzionalità avanzate come l’auto-dialer predittivo, la gestione delle code, il recording delle chiamate, reporting dettagliati e un’interfaccia web completa per agenti e supervisori.
La sua natura open source, basata su Asterisk, permette una personalizzazione pressoché illimitata e l’integrazione con CRM e database aziendali, rendendola particolarmente appetibile per aziende che necessitano di un controllo totale sulla propria infrastruttura di comunicazione.
Il Confronto Economico: Cloud vs On-Premise
Lo scenario Cloud
Le soluzioni cloud per VICIdial o contact center simili hanno un modello di pricing tipicamente basato su abbonamento per utente. Nel caso analizzato, consideriamo un costo di 10€/mese per utente.
Per un’azienda con 50 operatori, i costi si traducono in:
- 500€/mese
- 6.000€/anno
- 18.000€ in tre anni
Lo scenario On-Premise
L’alternativa on-premise prevede un investimento iniziale per l’hardware necessario. Optando per workstation ricondizionate di qualità (con dischi nuovi e 64GB di RAM per garantire prestazioni adeguate), la configurazione proposta prevede:
- 3 macchine per garantire ridondanza e bilanciamento del carico
- Costo totale hardware: 5.000€
Questo investimento include server con caratteristiche adeguate per gestire 50 postazioni concurrent, storage affidabile con dischi nuovi e memoria sufficiente per operazioni intensive.
Costi Operativi Ricorrenti
Energia elettrica: Considerando 3 server in funzione 24/7 con un consumo medio di 150W ciascuno (450W totali):
- Consumo mensile: circa 324 kWh
- Costo al kWh (media Italia): 0,30€
- Costo energia: circa 97€/mese (arrotondato a 100€/mese per semplicità)
- Costo annuo energia: 1.200€
Provider VoIP: I costi per trunk SIP, numerazioni e traffico telefonico sono identici sia per la soluzione cloud che per quella on-premise. Questi costi si annullano nel confronto e non vanno quindi considerati come differenziale.
Connettività: Non è necessaria una linea dedicata per il VoIP. La connessione internet aziendale standard è sufficiente, quindi questo costo è già sostenuto e non va conteggiato come aggiuntivo.
Il Break-Even Point
Calcoliamo il punto di pareggio considerando i costi reali:
Costi On-Premise:
- Investimento iniziale: 5.000€
- Costi operativi: 100€/mese (solo energia)
Costi Cloud:
- Canone mensile: 500€/mese
Differenziale mensile: 400€ (500€ cloud – 100€ energia on-premise)
Break-even: 5.000€ ÷ 400€/mese = 12,5 mesi
In poco più di un anno, l’investimento iniziale viene completamente ammortizzato. Dal tredicesimo mese in poi, si inizia a risparmiare concretamente.
Proiezione Triennale Dettagliata
Anno 1:
- Costo on-premise: 5.000€ (hardware) + 1.200€ (energia) = 6.200€
- Costo cloud: 6.000€
- Differenza: -200€ (leggero svantaggio on-premise)
Anno 2:
- Costo on-premise: 1.200€ (solo energia)
- Costo cloud: 6.000€
- Risparmio annuo: 4.800€
Anno 3:
- Costo on-premise: 1.200€ (solo energia)
- Costo cloud: 6.000€
- Risparmio annuo: 4.800€
Totale triennio:
- Costo on-premise totale: 8.600€
- Costo cloud totale: 18.000€
- Risparmio netto: 9.400€ in tre anni
Proiezione Quinquennale
5 anni:
- Costo on-premise: 5.000€ + (1.200€ × 5) = 11.000€
- Costo cloud: 30.000€
- Risparmio netto: 19.000€
I Vantaggi dell’On-Premise
1. Risparmio nel Medio-Lungo Periodo
Dopo il primo anno di ammortamento, i risparmi diventano significativi e costanti:
- Risparmio annuo ricorrente: 4.800€
- Risparmio biennale (anni 2-3): 9.600€
- Risparmio quinquennale: 19.000€
Anche considerando eventuali costi di manutenzione straordinaria (sostituzione componenti, interventi tecnici), il margine di risparmio rimane ampio.
2. Controllo Totale dei Dati
Con un sistema on-premise, tutti i dati sensibili dei clienti, le registrazioni delle chiamate e le informazioni di business rimangono all’interno dell’infrastruttura aziendale. Questo è cruciale per:
- Conformità GDPR e normative sulla privacy
- Sicurezza dei dati sensibili
- Controllo completo sui backup e sul disaster recovery
3. Personalizzazione Illimitata
VICIdial on-premise permette di:
- Modificare il codice sorgente secondo le esigenze specifiche
- Integrare sistemi proprietari senza limitazioni
- Sviluppare funzionalità custom senza dipendere da un vendor
- Adattare l’interfaccia e i workflow aziendali
4. Indipendenza dal Vendor
Non si è legati a un fornitore specifico e alle sue politiche di pricing. Non ci sono rischi di:
- Aumenti improvvisi delle tariffe
- Modifiche unilaterali dei termini di servizio
- Discontinuità del servizio per problemi del provider
5. Performance Ottimizzate
Con hardware dedicato e configurazione ad-hoc, è possibile ottenere:
- Latenze ridotte al minimo
- Qualità audio superiore
- Capacità di gestire picchi di traffico senza costi aggiuntivi
Le Considerazioni Necessarie
Il Tempo di Setup
È importante essere realistici: una soluzione cloud è operativa quasi immediatamente, spesso in pochi giorni. Un sistema on-premise richiede invece:
- Installazione e configurazione: 1-2 settimane
- Testing e messa a punto: 1-2 settimane
- Formazione del personale tecnico: variabile
- Ottimizzazione e stabilizzazione: ongoing nelle prime settimane
Questo significa un time-to-market più lungo, che va considerato se c’è urgenza operativa.
La Manutenzione
Un sistema on-premise richiede competenze tecniche interne o il supporto di consulenti specializzati per:
- Aggiornamenti di sicurezza
- Backup e disaster recovery
- Monitoraggio e troubleshooting
- Gestione dell’hardware
Tuttavia, se il sistema nasce bene e stabile, la manutenzione ordinaria è contenuta. VICIdial, essendo una piattaforma matura, richiede interventi minimi una volta correttamente configurato.
Budget per Imprevisti
È prudente accantonare un budget per:
- Sostituzione componenti hardware: 500-800€ nei primi 3 anni
- Supporto tecnico occasionale: variabile in base alle competenze interne
- Upgrade futuri: espansione storage o RAM se necessario
Anche includendo questi costi aggiuntivi (stimabili in 1.000-1.500€ nel triennio), il risparmio complessivo rimane nell’ordine dei 7.000-8.000€.
Quando Scegliere l’On-Premise
La soluzione on-premise è ideale per:
- Aziende con volumi stabili (30+ operatori) che ammortizzano l’investimento in poco più di un anno
- Organizzazioni con requisiti stringenti su privacy e sicurezza dei dati
- Realtà con competenze IT interne o budget per consulenza specializzata
- Business con esigenze di personalizzazione avanzata
- Aziende che pianificano nel medio-lungo periodo (2+ anni)
- Organizzazioni che preferiscono investimenti CAPEX con costi operativi ridotti
Quando Preferire il Cloud
Il cloud rimane preferibile per:
- Startup e piccole realtà con pochi operatori (sotto i 15-20)
- Necessità di operatività immediata senza tempo per setup
- Assenza di competenze tecniche interne e senza possibilità di supporto esterno
- Operazioni stagionali con fluttuazioni significative del numero di operatori
- Preferenza per costi operativi prevedibili (OPEX) rispetto a investimenti iniziali
- Budget iniziale limitato che non permette l’investimento hardware
Conclusioni
Per un’azienda con 50 operatori, l’opzione on-premise con VICIdial rappresenta un investimento strategico con ritorno garantito in poco più di un anno e risparmi significativi e costanti negli anni successivi. Con un investimento iniziale di 5.000€ e costi operativi di soli 100€/mese per l’energia elettrica, si ottiene un risparmio di quasi 10.000€ nel triennio.
La chiave del successo è una progettazione accurata iniziale e la disponibilità di competenze tecniche per la gestione ordinaria. Il fatto che i costi del provider VoIP siano identici e che non sia necessaria una linea dedicata semplifica ulteriormente l’equazione economica.
Il cloud offre semplicità e velocità di deployment, ma nel lungo periodo il costo ricorrente diventa un peso significativo. L’on-premise richiede un impegno iniziale maggiore in termini di tempo e setup, ma premia chi ha visione strategica e può investire in una infrastruttura proprietaria.
La scelta finale dipende dalle priorità aziendali: controllo, risparmio sostanziale e indipendenza dell’on-premise contro semplicità, rapidità e flessibilità del cloud. Per realtà strutturate con operazioni continuative e un orizzonte temporale di almeno 2-3 anni, i numeri parlano chiaro: l’on-premise genera un ROI eccellente e un risparmio netto di quasi 20.000€ in cinque anni.